Actualisatieproces strategisch beheerplan en sectorale beheerplannen

Het (strategisch)beheerplan is opgesteld voor een periode van 4 jaar. Tussentijds worden de plannen gemonitord en geëvalueerd. Monitoring is jaarlijks. Evaluatie en bijstellen is tweejaarlijks en vindt ten minste één jaar na de 4-jaarlijkse gemeenteraadsverkiezingen plaats. In het strategisch beheerplan staat in hoofdstuk monitoren beschreven hoe monitoring plaatsvindt. In de beheerplannen staat dit beschreven in het hoofdstuk monitoren en analyseren.

Proces monitoren en evalueren (strategisch) beheerplan

In hoofdlijnen is het proces van monitoren, evalueren en actualiseren van de beheerplannen als volgt:

Het strategisch beheerplan wordt jaarlijks in overeenstemming met de BSOR van CROW gemonitord. De eindverantwoordelijkheid voor het monitoren, actualiseren en laten vaststellen van het strategisch beheerplan ligt bij de afdelingsmanager Programmeren. De uitvoering is belegd bij senior gebiedsadviseur en de senior-adviseur beheer waardoor de verbinding geborgd blijft tussen de afdelingen Programmeren en Beheer. Monitoring wordt gedaan met behulp van het dashboard . Jaarlijks wordt vastgelegd wat de uitkomsten van de monitoring zijn. Dit wordt verwerkt in een jaarlijkse actualisatie van de dashboards. Er wordt ten minste gemonitord op:

• Beheerkader instandhouding. Voor het beheerkader instandhouding geldt dat daar altijd invulling aangegeven moet worden. Niet voldoen aan het kader, is een onaanvaardbaar risico;

• Het Beheerkader Beleid: in hoeverre dragen de beheeractiviteiten bij aan de doelen uit het Beheerkader Beleid? De middelen en activiteiten in de openbare ruimte dienen zo effectief mogelijk ingezet te worden om de doelen te bereiken. Als de doelen niet worden behaald, dan zijn ofwel de beheeractiviteiten niet effectief ofwel de doelen niet realistisch;

• Wijzigingen in wet- en regelgeving;

• Wijzigingen in de Programmabegroting;

• Wijzigingen in beleid en programma’s.

Tweejaarlijks wordt het strategisch beheerplan op basis van de monitoringsresultaten geëvalueerd. Mocht hieruit volgen dat aanpassing nodig is, kan besloten worden het strategisch beheerplan vervroegd te actualiseren. In de regel is actualisatie vierjaarlijks. Na actualisatie wordt het SBP opnieuw vastgesteld.

Jaarlijks wordt ten minste ieder beheerplan gemonitord. De eindverantwoordelijkheid voor het monitoren, actualiseren en laten vaststellen van de sectorale beheerplannen ligt bij de senior beheerder. Monitoring wordt gedaan met behulp van het dashboard . Vastgelegd wordt wat de uitkomsten van de monitoring zijn. Er wordt ten minste gemonitord op:

• Hoe verhouden de daadwerkelijke uitgaven zich tot de gebudgetteerde uitgaven? Wat zijn de mogelijke oorzaken? Is bijsturing nodig?

• Programmering en uitvoering van projecten. Zijn in het afgelopen jaar de geprogrammeerde projecten uitgevoerd? Wat zijn de mogelijke oorzaken? Is bijsturing nodig?

• Doelen en prestatie indicatoren. Worden die behaald of is het nodig om de beheerstrategie bij te stellen?

Vierjaarlijks wordt het beheerplan geëvalueerd, geactualiseerd en opnieuw vastgesteld. 

Vaststellingsniveau ’s

Het strategisch beheerplan en de sectorale beheerplannen zijn in 2021 geactualiseerd of voor het eerst opgesteld met de medewerkers van de afdelingen Programmeren en Beheer als doelgroep. De plannen zijn na actualisatie vastgesteld door het MT.

• Strategisch beheerplan: MT

• Beheerplan: MT

Aanleidingen voor actualisatie

Naast de hierboven benoemde momenten voor actualisatie van het (strategisch) beheerplan zijn er diverse aanleidingen die geëvalueerd moeten worden en tot actualisatie kunnen leiden. Denk aan:

• Bezuinigingsopgaven;

• Wijziging van bestuursakkoord;

• Nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving;

• Nieuwe bestuurlijke doelen, beleid en programma’s of aanpassing van bestaand;

• Nieuw areaal of wijziging van het bestaande areaal.

Bovenstaande aanleidingen kunnen leiden tot aanpassingen in bijvoorbeeld:

• De begroting;

• Het afwegingskader;

• De beheerkaders per vakgebied;

• De integrale beheerstrategie;

• De beheerstrategie per vakgebied;

• De ingrijpmaatstaven;

• De programmering.

Actualisatie en vaststelling van een nieuwe versie van het strategisch beheerplan is altijd aanleiding voor de evaluatie van de impact op de onderliggende sectorale beheerplannen.

Actualisatie en vaststelling van een nieuwe versie van een sectoraal beheerplan is idem dito aanleiding voor de evaluatie van de impact op het strategisch beheerplan en de andere sectorale beheerplannen.

Beheer van het iReport OpenbareruimteArnhem

iReport wordt ten minste éénmaal per jaar geactualiseerd. Het beheer van iReport is belegd bij de senior adviseur beheer, bereikbaar via het emailadres: hein.den.hartog[@]arnhem.nl

Proces actualiseren Strategisch beheerplan en sectoraal beheerplan 

In onderstaande interactieve afbeelding is weergeven welke functie wat doet in het actualisatieproces. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het VERI-model. Toelichting voor het gebruik van VERI staat hieronder beschreven. Door met de muis op Do, Plan, Act en Check te klikken, wordt de informatie zichtbaar.

V – Verantwoordelijk.  Dit gaat over de persoon die de taak uitvoert of dit onder zijn regie laat doen.
E – Eindverantwoordelijk. Eindverantwoordelijk voor het resultaat en opdrachtgever richting de verantwoordelijke (V).
R – Raadplegen. Raadplegen is een actieve rol die naast het verkrijgen van iemands kennis ook kan betekenen dat iemand actief meedoet in het uitvoeren van de taak.
I – Informeren – Eenrichtingsverkeer, informeren betekent informatie geven over de taak.