Plannen en Voorbereiden

De gebiedsbeheerder is de opdrachtgever van grote, integrale onderhoudsprojecten en zorgt voor afstemming met de afdeling Beheer. Arnhem wil een regiegemeente zijn. Voor de verschillende activiteiten is het plannen en programmeren nu bij verschillende afdelingen ondergebracht. Integrale projecten, sectoraal groot onderhoud en dagelijks onderhoud worden door verschillende afdelingen uitgevoerd. De uitvoering ligt vaak bij de aannemers. In de sectorale plannen wordt hierop verder in detail ingegaan.

De senior gebiedsbeheerders betrekken in de beginfase stadsdeelmanagers, projectleiders en calculatie-deskundigen om te adviseren over uitvoerbaarheid en kostenindicatie van een project. De start van een project wordt dus door de senior gebiedsbeheerder bepaald, met dien verstande dat er dan ook gekozen kan worden om een opgave als monodisciplinair project te starten als integraliteit niet noodzakelijk is. De senior beheerder is op de hoogte van de veranderopgaven vanuit beleid. Deze zal zich ook inspannen om daarvoor de integrale mogelijkheden te verkennen en de middelen, eventueel uit programma’s, in te zetten in het project. In bijlage B worden de taken en verantwoordelijkheden van de beheerders beschreven.

De afdeling Programmeren is verantwoordelijk voor het bewaken van de meer integrale beleidsopgaven en het opstellen en uitvoeren van de integrale, gebiedsgerichte programmering van het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Daarnaast behoort de vakgroep Riolering en water tot de afdeling. Zij hebben een vergelijkbare rol als de andere vakbeheerders van de afdeling Beheer.

Integraal programmeren

Het proces van programmering van het groot onderhoud en vervanging in de openbare ruimte vindt sinds 2013 integraal plaats, waarbij ook andere dan strikt beheerbelangen, zoals verschillende beleidsambities, nadrukkelijk worden meegewogen. Door het weghalen van muurtjes tussen de budgetten van de verschillende vakgebieden (het zogenaamde ontschotten) én tussen jaarschijven (door het instellen van een egalisatiereserve) vindt deze programmering integraal plaats. Deze aanpak geeft meer mogelijkheden om flexibel in te spelen op belangrijke projecten in de stad. Het gaat hierbij om de vakgebieden: Riolering, Wegen, Groen, Spelen, Bomen, Verkeersregelinstallaties, Civieltechnische kunstwerken, Openbare verlichting en Water. Ook het budget voor de teams Leefomgeving is ontschot. Dit geeft mogelijkheden om snel in te spelen op vragen van bewoners.

De wijze van samenwerken is ingericht rond de meldingen en de opstart van projecten. Door regulier overleg worden de projecten en vragen met elkaar afgestemd. Beleidsopgaven worden in projecten vormgegeven door de projectleider. Voorafgaand worden de beleidskaders en ambities bij de diverse beleidsmedewerkers opgevraagd. De beleidsvelden Groen, Bomen, Ecologie, Klimaatadaptatie, VRI, Water, Spelen en Ontmoeten zitten bij cluster Strategie, Beleid en Regie (SBR). Beleid ten aanzien van Openbare verlichting ligt in principe bij de senior gebiedsbeheerder. De overige beleidsvelden, zoals wegen en riolering liggen bij afdeling Beheer. Een integrale beleidsverantwoordelijke voor de openbare ruimt als geheel is er niet.

Het proces van integrale programmering van het groot onderhoud en vervanging in de openbare ruimte is een cyclisch proces. Er is sprake van continu bijsturen als gevolg van veranderde inzichten. Projecten lopen uit of komen, in tegendeel, juist in een stroomversnelling en de kosten kunnen afwijken. Ook zullen er continu nieuwe projecten langskomen die om uiteenlopende redenen een hogere prioriteit krijgen. Automatisch komen daardoor andere projecten lager op de lijst te staan.

Toetsproces

Op basis van het projectplan heeft het projectteam het ontwerp opgesteld. Om ervoor te zorgen dat er voldoende draagvlak is voor het ontwerp van VO en DO laat het projectteam ontwerpen toetsen bij relevante beheerders en overige betrokken, zoals hulpdiensten. Het doel hiervan is de afstemming tot en met het DO te organiseren met alle belanghebbenden. De projectleider organiseert het in de definitiefase gekozen toets proces. Dit toets proces bestaat onder andere uit het bespreken van het VO en DO met externe belanghebbenden van het project. De inrichtingsaspecten worden getoetst aan De Gids Openbare ruimte (GOR).

Bij conflicterende kaders adviseert de projectleider de opdrachtgever die verantwoordelijk is om deze tegen elkaar af te wegen. De reacties op het VO en DO worden vastgelegd in een toets matrix en de gevolgen voor (rest-) risico's worden getoetst aan de risicomatrix. Het resultaat is een DO wat getoetst is door de belanghebbenden, waarbij de conflicterende kaders tegen elkaar zijn afgewogen.

Ontwerpatelier

Het ontwerpatelier is een bijeenkomst in de definitiefase van een project in de openbare ruimte. Belanghebbende van verschillende disciplines worden in het ontwerpatelier betrokken bij het afstemmen van het beoogde projectresultaat. Tijdens het ontwerpatelier wordt een integraal schetsontwerp opgesteld, dat onderdeel is van het projectplan. Houden van een ontwerpatelier met de juiste belanghebbenden draagt bij aan een beheersbaar project doordat scopewijzigingen na de definitiefase worden voorkomen.

Eisen aan het resultaat van het ontwerpatelier:

In de definitiefase moet de bestaande onder- en bovengrondse infrastructuur geheel in beeld zijn (ook wat betreft de kwaliteit). Wat betreft de nieuwe situatie moet duidelijk zijn de materialisatie, functie per onderdeel en de maatvoering per onderdeel. Dit alles verwerkt in een integraal schetsontwerp (tekening) en beoordeeld op haalbaarheid zowel technisch als financieel. Keuzes bij het tot stand komen van het ontwerp moeten inzichtelijk zijn gemaakt.