Advisering

Professioneel assetmanagement

Assetmanagement draait om het zo concreet mogelijk formuleren van de gewenste prestaties, van groot naar klein. De verwachting is dat als alle prestaties gehaald worden, ook de assetdoelstellingen behaald worden. Er is echter meer nodig dan alleen het formuleren van prestaties: de afgesproken prestaties moeten ook worden geleverd. Dat geldt voor zowel de prestaties van de assets, als de prestaties van de processen (de werkwijze van het assetmanagement). Er moeten activiteiten worden uitgevoerd om de prestaties te realiseren, te meten, daarna te evalueren en eventueel bij te sturen. Dit geheel van activiteiten staat bekend als prestatiemanagement. Navolgend schema geeft een overzicht van de iAMPro Assetmanagement Model met daarin alle processtappen voor het beheer en onderhoud van de kapitaalgoederen in de openbare ruimte.

Afbeelding 19. iAMPro Assetmanagement Model en de positie van het strategisch beheerplan

De gemeente Arnhem beheert en onderhoud haar openbare ruimte consciëntieus en voert dit op een vakkundige wijze uit. Op verschillende onderdelen/disciplines kan het nog meer worden geprofessionaliseerd, eventueel voor de gehele openbare ruimte naar de principes van assetmanagement. Bij assetmanagement beperkt een organisatie zich niet alleen tot beheer en onderhoud maar legt gedurende het gehele (beheer)jaar meer relaties tussen onderdelen van beleid, beheer en onderhoud. Daarnaast beschouwt men continu de balans tussen de aspecten Prestaties, Risico’s en Kosten.

Afbeelding 20. Balans Prestaties, Risico’s en Kosten (CROW)

Als de hele organisatie vertrouwd is geraakt met het concept van assetmanagement, kan worden gebouwd aan een organisatie die daar het best bij past. De beschrijvingen van de processtappen kunnen hierbij richtinggevend zijn.

Basisgegevens op orde

Voor het vergroten van de betrouwbaarheid van de beheersystematiek en daarmee het beheersysteem moeten de vaste gegevens actueel zijn. Veelal voert de beheerder de uitgevoerde maatregelen (ouderdommen) niet terug in het vaste gegevensbestand. Om mutaties te kunnen doorvoeren moeten de gegevens daarvoor worden aangeleverd, bijv. de revisie (as-built) tekeningen en bij aanleg van riolering ook de video-inspecties. Het is van groot belang dat deze gegevens volgens de vastgelegde en afgesproken formats aan de beheerder wordt aangeleverd. De data niet op orde leidt tot onbetrouwbare voorspelling van de planning aangezien het jaar van uitgevoerd onderhoud of het jaar van aanleg (afhankelijk van de soort schade) bepalend is voor de planning en actualisatie van de cycli. Ook de wijzigingen in het areaal (uitbreidingen, opmerkingen vanuit inspectie) dienen verwerkt te worden. Gegevens van inspecties en nieuwe aanleg behoren goed te zijn vastgelegd.

Soms zijn de meetdata en/of inspectiegegevens van voorgaande jaren niet beschikbaar of worden ze niet met elkaar vergeleken. Dit kan helpen in het betrouwbaarder maken van de voorspelling, inzicht krijgen in uitval of de schadeontwikkeling en dus bij het bepalen wanneer een beheeronderdeel onderhoud behoeft.

Functies en functieboom uitwerken

De verfijning van grotere naar steeds kleinere eenheden wordt functionele decompositie genoemd. Het woord 'functioneel' verwijst naar de functie van het onderdeel. Een langsligger heeft bijvoorbeeld als functie ‘het dragen van een dek’. Daar hoort ook een functie-eis bij, zoals ‘de langsligger moet 10 ton kunnen dragen’. De functie en de functie-eis vormen samen de gewenste prestatie. De functionele decompositie wordt vaak weergegeven in een boomstructuur en wordt een functieboom genoemd.

Beschrijf de functies die de openbare ruimte vervult. Bijvoorbeeld ‘mogelijk maken van verkeer’, ‘bieden van ontmoetingsplaatsen’, ‘ondersteunen van sport en recreatie’, ‘afvoeren van hemelwater’ en ‘bieden van verkoeling’. Werk de functies uit in een functieboom. Op laag 0 staan de waarden van de openbare ruimte (zoals beschreven in hoofdstuk 4), niveau 1 de hoofdfuncties en op niveau twee de onderliggende functies.

Objectenboom en kritieke objecten uitwerken

Wanneer de gemeente beschikt over een functieboom, kan de objectenboom daaraan gespiegeld worden. Hiermee wordt inzichtelijk welke functies door welke objecten worden ingevuld. Met behulp van een criticaliteit analyse kan de gemeente vervolgens bepalen welke functie-object combinatie kritiek zijn voor de waarden benoemd in hoofdstuk 3. De onderhoud strategie kan hier vervolgens passend op worden gemaakt. Dit is de basis van risico gestuurd beheer.

Risicogestuurd beheer

Risicogestuurd beheer en onderhoud helpt op te bepalen risico’s acceptabel zijn en wanneer er dient te worden ingegrepen. Daarnaast helpt het om de juiste keuzes te maken bij beperkte onderhoudsbudgetten en veroudering van het areaal. Met een duidelijke vertaling van het coalitieakkoord naar het beheer en onderhoud wordt het duidelijk waar de verschillende prioriteiten liggen. Voor de meest impactvolle organisatiewaarden wordt bepaald welke mate van risico acceptabel is. In dit stadium is de risicomatrix in Arnhem nog niet bepaald. Beheerders en beleidsmedewerkers kunnen in goede samenwerking een matrix opstellen. Een voorbeeld van een matrix wordt in bijlage C weergegeven.

Als na inspectie blijkt dat het geïnspecteerde element in goede conditie verkeert, kan ervoor worden gekozen om de theoretisch geplande vervanging niet uit te voeren. Hierbij moeten wel de risico’s in beeld gebracht worden. Ook budgettair moet dan de toekomstige vervanging wel worden ‘ingeboekt’, zodat er wel vervangen kan worden als in de toekomst de fysieke conditie onvoldoende is en het element vervangen moet worden. Het is dan van belang om Meerjaren Onderhoudsplanningen (MJOP) te maken van alle te onderhouden elementen in de openbare ruimte, zodat er voldoende budget beschikbaar is voor vervanging en ook daadwerkelijk verouderingstermijnen zijn vastgelegd.

De technische kwaliteit wordt bepaald op basis van inspectie en schouw. Op basis van de resultaten kan met het in beeld brengen van de risico’s bepaald worden welke beheermaatregelen noodzakelijk zijn om de beoogde levensduur te behalen, of te bepalen dat een object ook na de theoretisch bepaalde levensduur nog steeds goed kan functioneren en hiermee verantwoord wordt omgegaan met gemeenschapsgeld.

Risicosessies

Risicosessies zijn cruciaal voor het toepassen van de ‘voorgestelde’ risicomatrix op de voor de organisatie belangrijkste assets, zoals wegen. Het resultaat biedt een prioritering in het beheer en onderhoud van uw assets op basis van de ingeschatte risico’s. Deze sessies worden uitgevoerd door middel van een dwarsdoorsnede van de beheerorganisatie, zodat ook een gedragen risico-inventarisatie wordt bereikt.

Beleidsadviseur openbare ruimte

Om een samenhangende beleidsstrategie te maken voor de openbare ruimte is het wenselijk dat de taken die behoren bij een beleidsadviseur openbare ruimte in de organisatie worden belegd. De beleidsadviseur kan de beleidsdoelen voor de openbare ruimte integraal beschrijven, onderbouwen en promoten. Nu worden alle beleidsplannen nog per thema of sector beschreven. Door een integrale aanpak wordt het eenvoudiger om planning en monitoring in de tactische fase verder uit te werken tot uitvoerbare plannen. Dit kan ook betekenen dat de bestaande beleidstaken opnieuw geprioriteerd moeten worden.

De beleidsadviseur openbare ruimte kan monitoren of de openbare ruimte de afgesproken prestaties daadwerkelijk haalt. Op grond hiervan kunnen ook de begroting en de MJOP’s worden bijgesteld. Hiernaast kan de beleidsadviseur het overige beleid analyseren en doorvertalen naar beheeropgaven. Het in kaart brengen van toekomstige ontwikkelingen en afstemming met gebiedsbeheerders en stakeholders ten aanzien van beheer is een taak van deze medewerker. Hiermee kan men efficiënt anticiperen op nieuwe ontwikkelingen en ervoor zorgen, dat investeringen op de juiste plek worden gedaan.

Beleggen taken, rollen en verantwoordelijkheden bij de verschillende afdelingen

Onduidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden bij de medewerkers en ook bij de afdelingen zorgt voor een professionelere werkwijze in de openbare ruimte. Door het beleggen van taken, rollen en verantwoordelijkheden wordt eventuele onduidelijkheid weggenomen die er nu aanwezig is. De rol van de beheerorganisatie (assetmanagementorganisatie) moet duidelijker worden. Zij spelen een belangrijke rol bij het vertalen van beleid naar beheer en van beheer naar uitvoering. Tevens spelen zij een essentiële rol bij het Monitoren & Analyseren en Evalueren & Bijsturen van het beleid/beheer van de openbare ruimte. Dit is iets waar het vaak aan ontbreekt bij beheerorganisaties (assetmanagementorganisatie).